5 tips til møtedagen eller kurs & konferanse

  1. Finn det rette stedet 

Det er viktig å finne det riktige møtelokalet som er mest hensiktsmessig i forhold til deres møtedag. Hvor mange gjester skal delta, trenger dere flere rom, kanskje en teambuilding eller annen aktivitet i løpet av dagen? Eller muligheten for å fortsette dagen med middag etter møte? Hvor mye tid skal settes av til sosial mingling og nettverking? 

Her er mange punkter og ta hensyn til, men i en ellers hektisk hverdag vil kontaktperson og arrangør for møtelokalet hjelpe til og komme med tips til gjennomføring og gjennomføre videre planlegging for deg. 

 

  1. Gjør deg kjent med forholdene 

Når møtelokalet er reservert kan man gjerne avlegge vertskapet et besøk før kurs og konferanse dagen, slik blir man bedre kjent med forholdene og arrangøren som står ansvarlig denne dagen. 

Tett dialog med arrangøren er viktig for en vellykket møtedag. Jo mer arrangøren vet om møtedagen, jo bedre. 

Meld fra så raskt som mulig om alle forhold som kan ha betydning for konferansen, som for eksempel matallergier, funksjonshemminger og andre ting som kan ha avgjørende betydning for en eller flere deltakere.

 

  1. Mat og drikke – en viktig trivselsfaktor 

Hyppige små pauser og god mat gir et bedre og mer effektivt møte. Det er sosialt å ta seg en kaffepause, strekke på bena og prate litt sammen med de andre som er til stede. 

Det er derfor lurt å finne ett møtelokalet som kan tilby forskjellige møtepakker, slik at man kan finne noe som passer til dagens møte og/ ellers kurs og konferanse. 

God mat og drikke er ikke bare en vesentlig trirselsfaktor, men også en nødvendighet for å holde konsentrasjonsevnen på topp gjennom dagen. 

 

  1. Ha et tydelig formål for dagen 

Spør deg selv, hva er formålet med dette møte og hva ønsker jeg å oppnå? 

Ønsker du innspill på konkrete utfordringer eller skal du informere om endringer? 

Om man ønsker masse innspill og kreativitet kan det være en ide å sende ut en agenda med dagens saksliste – slik får deltakere forberede seg. 

Sørg for å sette en rød tråd gjennom dagens program og start med de mindre sakene, slik effektivisere du dagen for dine deltakere ved å ta hovedmålet til slutt.

Sørg også for at programmet er romslig nok til at der ikke blir unødig hektisk og stressende. Start til satt tid og avslutt til satt tid. 

 

  1. Følg opp i etterkant 

For å unngå misforståelser eller ulike oppfatninger av dagens møte og hovedmål kan det være lurt å oppsummere med ett referat som sendes ut til deltakere ett par dager etter møtedagen. Sørg for at oppgaver og ansvar som er tildelt følges opp, og at de har oppfattet hva som forventes av dem. 

Møter kan virkelig vær effektive, verdiskapende og meningsfylte. Sørg for å utnytt tiden godt, ha en plan og gi rom sosiale pauser. 

Gi oss en lyd om vi kan hjelpe deg med å avvikle ditt neste møte eller kurs!

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *